资深行政采购人分享上市公司采购管理经验 合规和降本“两手都要抓”

“在行政采购行业多年,我认为行政采购工作最核心的价值在于两方面,一是有效降低公司的成本、优化公司的成本结构,二是保障公司流程的合规性,满足上市公司对于财务审计等环节的要求。”

作为新氧行政部门的负责人,关亮曾先后在海航、国美、猎聘等众多国内知名企业工作过,是行政采购行业的一位老兵。多年的从业经历,让关亮对行政采购工作有着自己充分且独特的理解,也能够将不同公司、不同行业的优秀经验融汇到自己当下工作中,为公司的降本增效和创新发展提供支持。

增专票秒开、系统自动对账 京东企业业务让采购管理更合规

对于行政部门的采购来说,合规是开展工作的基础。关亮认为,采购合规不仅要让所有的采购行为符合公司规定的流程,还要能够及时发现流程中存在的风险点、主动改进,提升公司经营管理效率。

2018年9月,关亮初入新氧,当时行政部的采购多数是通过线上个人商家进行,这类商家一般只提供普通发票,并不能完全符合公司财务合规结算的要求,时常会出现反复沟通,采购效率得不到提升。“曾经历过一次部门在某电商平台上采购了一批办公物资,因为对方开具的发票并不合规,导致无法通过财务的审核、无法结账报销。”针对这类问题,关亮将以往在采购合规化管理方面的成功经验,带到了新氧采购业务中。

入职新氧以后,关亮开始在部门内推行通过京东企业业务进行物资采购。“在此前的几家公司里,我就经常使用京东,除了众所周知的品质有保障、运输时效快以外,在结算环节,京东企业业务还能够直接开具增值税专用发票,并且可以实现‘一单一票一款’,每个订单均可系统自动对账、核销,有效避免发票错开、漏开问题。此外,京东的发票速度也很快,在提交开票申请后电子发票就能‘秒开’,大大提高后续的财务对接效率。”关亮说道,“如今在新氧,我所在部门负责的电视、微波炉、冰箱、空调、空气净化器等电器设备类的实物物资以及办公耗材基本全部都在京东企业业务购买,甚至很多都是京东京造的产品,这对我们采购合规起到了重要的推动作用。”

通盘思考、优化策略 采购降本既要有努力、也要讲方法

在保障采购合规性的同时,落实降本增效也是关亮的重要任务。据关亮介绍,新氧从成立之初就秉持着“降本增效”的经营原则,行政部更是从工作的方方面面去挖掘降本提效的空间。在他看来,降本并不是一味地寻求低价,关键在于如何从全局出发制定更优的采购策略,这需要采购人对于采购有着通盘思考。

关亮分享了一个例子。2019年上半年,新氧办公地址从望京Soho搬到来广营科技中心,办公区的装修改造涉及一系列采购,包含了硬装类装修、弱电工程、空调改造、消防改造等,类目庞杂、金额很大,每一步都要非常谨慎。关亮作为总负责人,全程跟进了装修采购工作。“装修是一个很考验个人经验的工作,如果前期工作做的不够细,后期会产生大量的增项,在我看来增项如果是超过一定百分比,实际上这个项目来说行政就是不合格的。”关亮表示。

为了确保此次装修采购的成本控制,关亮带领行政部花了整整一个半月时间进行前期调研,每天和不同的供应商开会沟通、审核资质,接下来的一个月每天也在加班做标书、开招标会、定标、签合同。“用了将近3个月时间,我们才为每一个装修项目挑选出了最合适的供应商。最终实际产生的费用也和我们前期的立项预算几乎保持一致。”

根据上述项目的经验,为了降低公司相关采购项目的不必要增项费用,在保证物资质量的基础上,关亮对部门其他的采购项目都进行了合理性采购的调整,以实现成本的降低。 “对于必须性强的实物商品或服务商品的采购,我们一直在坚持推进和京东企业业务的合作,借助数字化采购解决方案,持续优化采购管理流程,实现资金预算、需求计划、对账结算、开票、售后质保等全流程的高效协同。”

但对于一些可调控的物资采购,新氧开始以轻运营的模式来降低投入成本。比如员工使用的电脑,新氧开始采用租赁模式,来落实“轻资产化经营”策略,减小现金流压力;包括原先公司随处可见的绿植,行政部也重新进行了评估,优先保障大堂、会议室、办公室等公共区域的美观,其他的区域则尽量减少绿植覆盖;资产类也是同理,比如微波炉冰箱,行政部也秉承“坏了先修、修不好再换”的原则,效减少了更换频率,变相实现了降本。”

面向2023年,新氧提出了全新的发展战略,实现企业业务的进一步升级,落地产业互联网的战略,助力品牌和商家提供更优化服务。关亮所在的行政部也设定了2023年的部门目标,关亮说道,“今年行政部最迫切的需求依然是降本增效,我们会在数字化采购领域开展更多的尝试,探索更多降本提效的可能性。”