知乎采购部负责人：完善的数字化采购体系，有效降低公司的隐形成本

“做好采购工作,不仅要做一名专家,最重要的是成为一名‘杂家’。从过程管理、供应商管理,到谈判、数据分析,再到各个领域的专业知识……样样都要懂,可以说‘企业采购’这个工作岗位的员工需要具备多象限的学习能力。”谈及企业采购,知乎采购部负责人张晓宇感慨良多。

张晓宇是物流与供应链管理专业的“科班”出身,毕业后一直从事企业采购工作已十几年,曾先后服务于制造业的外企、新能源电动车企、新能源光伏企业和互联网企业等。对于企业采购,张晓宇可以称得上是一名资深的“探索者”。特别是加入知乎以来,张晓宇更是凭借优秀的学习能力,带领团队攻克了采购管理的数字化升级、市场内容营销采购等一系列课题,为公司的降本增效和创新发展提供了有力支持。

快速学习专业知识 服务业务打造爆款节目内容

在知乎“生态第一”的战略下,其采购部门经常会面临很多关于市场营销领域的采购项目,这些工作非常考验采购人的学习能力。

例如2022年,知乎上线了一档自制的职场青年纪实观察节目《我所向往的职业啊》,其内部力争要从零起步创作出既满足站内消费需求、又有市场竞争力的节目。为此,需要团队找到深耕职场领域、经验丰富且了解知乎用户群体的头部制作方,来和知乎深度共创有价值的内容。

“相比与传统的实物类采购,节目内容策划和制作方的采购有着很大不同。这类服务通常以个性化的创意和方案为主,需要大量专业经验进行判断,为此采购人不仅需要学习并积累一定的内容策划制作相关的专业知识,还要快速熟悉大量过去从未接触过的制作供应商。想要短时间、高质量完成,对于初涉内容运营的采购团队而言,挑战其实还是挺大的。”

于是知乎采购团队加班加点“补功课”,一边和公司内部的需求和策划团队了解之前可借鉴的成功案例,一边和有经验的同行交流快速寻源成熟的制作团队资源。最终在采购部和业务部的协同配合下,知乎2022年上线了三档自制节目,并在其站内总播放量突破了2亿,不仅获得了良好的口碑,还在站内形成了大量的讨论,对知乎社区形成了“反哺”。

张晓宇表示,面向2023年,很多公司都将全面拼发展,采购工作也会面临更多挑战。作为采购人,要坚持“专业能力+通用能力”双轨发展,只有不断提高采购技能、快速学习,才能适应市场的变革,为公司创造更多价值。

积极尝试数字化转型 为公司降低采购隐形成本

除了更贴合公司业务性质的特色采购外,作为互联网行业的头部企业,知乎的采购部门还负责大量的常规办公用品、IT类商品、员工福利等采购工作,需要采购人员花大量的时间来寻源、比价、招投标、签订合同、履约交付等。

如果按照较为传统的采购方式来执行,会需要投入非常多的人力。比如,以前采购公司的日常办公用品,小到一张纸、一支笔,每一单都要经过供应商招标、选品、比价、合同签订、归档、付款报销等环节,这些流程不仅复杂且重复环节多,会占用采购人大量的精力和时间,属于采购的隐性成本。

对此,知乎搭建了行业内较为完善的采购体系流程,无论是供应商管理体系还是采购管理体系,都秉承“三公一诚”的原则,通过规范化的流程设计,不仅明确了采购工作中有关责任部门及其权责界面,还对采购的多项环节设定了“执行SOP”,便于企业内部的流转与应用。

基于这套流程体系,知乎也顺利开展了数字化采购。通过接入数字化采购管理系统,实现了信息流的实时流转,让所有项目的采购从需求下达、审批、执行以及后续的交付、履约、配送都可以在系统中实时查看监控,减少采购工作量,实现“提质增效降费”的目标。

张晓宇认为,“数字化采购对于采购人员及企业的价值主要体现在三个方面,第一,自动化采购执行能够显著提升采购效率;第二,数字化、可视化的数据看板信息能够给决策层提供更客观的决策依据,缩短决策周期;第三,数字化采购也更有助于企业识别降本机会、防止价值漏损。”

当前,企业管理的全面数字化已是大势所趋,但如何将互联网和科技的力量融入业务,实现更精细化和专业化的管理,无疑还有很长的路要走。知乎对于采购数字化的探索,在数字化升级方面率先跨出了一步,也是当下企业采购发展的一个缩影。京东企业业务作为京东集团服务企业客户的窗口,紧随行业发展趋势,持续发挥扎实的基础设施、高效的数智化社会供应链、创新的技术服务能力,从企业经营生产过程中的需求出发,打造覆盖场景更多、内容更丰富的企业采购数字化解决方案,为广大企业客户提供更为优质的数字化采购管理服务。